ماذا تعرف عن الـ ERP؟

كثـــــــــيرا ما نسمـــع عن الإدارة الالكـترونـــــية e-management وعن المزايا التي توفرها للمؤسسات التي تعتمد عليها. تعرف الإدارة الالكترونية باختصار بأنها دمج تكنولوجيات المعلومات والاتصال بوظائف الإدارة، ومن بين أهم مكونات هذه التكنولوجيات برامج و تطبيقات الحاسوب، هذه الأخيرة تعتبر من بين أهم الأدوات التي يجب أن تتوافر عليها مؤسسات اليوم لما لها من فوائد عديدة، في اختصار الوقت، والتخلص من المستندات الورقية وسهولة تعديل البيانات وتخزينها والحصول عليها، والعديد من الفوائد الأخرى التي لا يسعنا ذكرها.

ع فاستخدام المؤسسات للبرامج والتطبيقات الحاسوبية الخاصة بتسيير أنشطتها ووظائفها يساهم بقدر كبير في تحسين أداء هذه الأنشطة والتي بدورها تساهم في تحسين الأداء الكلي للمؤسسات، لكن في الكثير من الأحيان قد يتسبب اختلاف البرامج والتطبيقات الحاسوبية الخاصة بكل نشاط وأيضا اختلاف مصممي هذه البرامج ولغاتها البرمجية، قد يتسبب في تباين المعطيات والنتائج والتقارير مما قد يترتب عنه نتائج عكسية، وهو ما جعل المؤسسات تبحث عن برامج أكثر تكامل و انسجام و أكثر شمولية، هذا أدى إلى ظهور ما يعرف بالـERP، فما هو الـERP و ما هي أهميته بالنسبة للمؤسسات، هذا ما سنحاول التعرض له في هذه المقالة.

الـ ERP أو Enterprise resources planning وتعني بالعربية تخطيط موارد المؤسسة، هو نظام حاسوبي يسمح بالدمج والتنسيق بين مختلف البرمجيات والتطبيقات الحاسوبية الخاصة بأنشطة المؤسسة "مثل برامج المحاسبةـ، برامج إدارة العلاقات مع الزبائن، برامج إدارة الإنتاج وغيرها من البرامج" في قاعدة بيانات مشتركة.

في سنة 1990 قام Gartner Group بصياغة اصطلاح «ERP» كامتداد لما كان يعرف بـ MRP "material requirements planning" أي تخطيط الحاجات من المواد حيث تم استخدام هذا النظام في تسيير عمليات الجرد الخاصة بمواد الإنتاج. بعدها تم تطوير هذا النظام ليشمل تسيير عمليات التصنيع والذي سمي بـ MRP2 " manufacturing resource planning" والتي تعني تخطيط موارد التصنيع، إلى أن توسعت في التسعينيات لتشمل العمليات المكتبية مثل المحاسبة، تسيير الموارد البشرية وغيرها. 

للـ ERP أهمية كبيرة، فقاعدة البيانات الموحدة التي توفرها تسمح للمؤسسة بتنسيق البيانات والتقارير المتنوعة لمختلف الأنشطة والوظائف وإتاحتها بالأوقات المناسبة وجعلها متجانسة، كما تسمح بإعطاء نظرة شاملة عن جميع وظائف المؤسسة في لحظة معينة مما يسهل من استكشاف مواطن الخلل وبالتالي إصلاحها فور حدوثها. 

عموما هناك طريقتين لتطبيق الـ ERP وعلى المؤسسات الاختيار بينهما فإما أن تختار المؤسسة استخدام برامج مختلفة المصادر لكل نشاط، أي اقتناء أو تطوير برامج مستقلة و منفصلة حسب الاحتياج ثم دمج مخرجات هذه البرامج في قاعدة بيانات موحدة عن طريق خبير داخلي أو خارجي. يسمح هذا الأسلوب للمؤسسة باختيار نظام ERP على المقاس لكن من جهة أخرى هذا الأسلوب معقد ويحتاج لمهارة تقنية عالية من أجل ضمان سيره الحسن. 

الطريقة الثانية هي أن تقوم المؤسسة باقتناء نظام ERP يشمل جميع البرامج من مصدر واحد، من مميزات هذه الطريقة أنها توفر برامج سهلة ومتشابهة من حيث أسلوب الاستخدام، ولكنها قد لا تكون على مقاس المؤسسة إذ يمكن أن تشمل برامج لا تحتاجها المؤسسة والتي تمثل تكلفة زائدة أو قد لا تتوفر على برامج معينة  أو تتوفر عليها لكن ليست متواففة مئة بالمئة مع ما تحتاجه المؤسسة. يوجد العديد من أنظمة الـ ERP الكاملة المتاحة في السوق نذكر منها على سبيل المثال برنامج NetSuite والذي يعتبر الرائد في تخطيط موارد المؤسسة، تستخدمه أكثر من 20000 مؤسسة هو مفضل للمؤسسات المتعددة النشاطات، برامج Microsoft Dynamics والتي صدرت في عدة نسخ بحسب حجم وطبيعة المؤسسات، وأيضا برنامج Sage ERP والذي يوفر بدوره عدة إصدارات بحسب حجم المؤسسة.